秘书

职业信息

所属中类：行政办事及辅助人员

职业编码：3-01-02-02

职业分类路径：办事人员和有关人员 › 行政办事及辅助人员 › 行政事务处理人员 › 秘书

“把碎片织成网，让沉默处有人托底。”

一句话定义

帮老板或单位处理文书、安排会议、接待来客、管档案和办公用品的人。

常见叫法：文员（偏基层的叫法，干的活更杂更碎一些）、行政助理（外企或大公司常用，偏商务场合）、办公室主任（管事范围更大、带点儿统筹意味的说法）。

似曾相识

就像家里办红白喜事时那个总盯着流程、记着谁该坐哪、怕漏了礼数的人，只不过场景换成了单位里。

要是缺了这号人，会议室能撞车、文件能发错门、来客能在大厅干坐半小时没人理，领导想找个半年前的材料得翻三天。

常被误会成只管端茶倒水订盒饭，其实那套流程和档案规矩才是正经功夫，替老板决策、管人分钱这些不在范围内。

主要工作任务

【处理文书往来】用电脑、打印机这些家伙什，把公文、信函这些文字材料整出来、发出去、收回来。解决了信息传着传着就丢、就乱、就耽误事的麻烦。
【接待分流】来客到了先迎进来，问清楚找谁、什么事，该引见引见，该挡一挡的挡一挡，顺手把查询、打听这些杂事揽了。解决了门口堆人、里头乱套、正经事被打断的矛盾。
【张罗会议】
定时间、约地方、发通知、印材料、做记录、散会后把纪要发出去。解决了人多嘴杂凑不齐、开了白开没留痕的问题。
【跑腿联络】替上级传话、约人、要材料，跟着出门办事，把零碎信息拢一拢供上头参考。解决了领导分身乏术、小事拖成大事的困局。
【看管档案家当】文件分门别类收好，办公设备、文具纸张这些家底记清楚、不糟蹋。解决了用时找不到、买了浪费、坏了没人管的糊涂账。

工作场景

最常待的地方是各类单位的办公楼、写字楼里带隔断或独立房间的办公区。

身边典型环境是文件柜挨着打印机，电话时不时响，电脑屏幕常年开着文档或日程表，人来人往但节奏可控。

最常打交道的是本单位各部门同事、外来办事或拜访的人、以及上级领导。

容易混淆的工种

协作工种

印前处理和制作员会前材料要得急，领导下午三点用，中午才定稿。这行排版、校对，一个标点错了都要改回来，定出能印的样张；印前处理和制作员接着开机器，纸张、份数、装订，赶在两点半前把一摞材料放到桌上。一个管内容对，一个管印得及。

工作时间

一般是跟着单位作息走，早到晚归，忙起来会拖一阵，但总体规律可预期。

节假日大多正常休，偶有值班或临时赶材料的情况，不算常态。

怎么入行

大多数人是从文秘、行政管理这些相关专业毕业，投简历进单位或公司干起来的，也有从其他岗位转过来、慢慢摸出门道的。通常要求大专往上，有些单位要考个事业单位或国企的公开招聘考试，内容一般是综合能力和写作。对身体没特别硬的门槛，手脚利索、能坐得住、眼睛不花太厉害就行。也有不少人是从前台、接待这些位置转过来的，边干边学。